La Universidad Autónoma de Manizales explica todo lo relacionado para realizar la facturación electrónica.

De acuerdo a la resolución 0085 de 8 de abril de 2022, inciso 10 del artículo 616-1 del estatuto tributario y al comunicado de prensa No. 061 de la DIAN a partir del 13 de julio de 2022 en los casos que los compradores adquieran bienes y/o servicios donde se otorgue un plazo para el pago, el comprador deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido a la DIAN para validación y al emisor que realizo la expedición de la misma, atendiendo a los plazos establecidos en las disposiciones que regulan la materia.

En aquellos casos en que el comprador de bienes y servicios no remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta de los bienes y/o servicios adquiridos, no habrá lugar a que esta se constituya el soporte de costos, deducciones e impuestos descontables en las declaraciones fiscales. Por lo tanto, esto no significa que deba aceptarse la factura para la procedencia de los costos y gastos, sino emitir efectivamente la confirmación de recibido de la factura y el recibido de los bienes y/o servicios. Transcurridos 3 días hábiles desde el acuse de recibo de los bienes y/o servicios, el adquirente puede aceptar expresa o tácitamente o rechazar la factura, una vez generada la aceptación no podrá expedirse notas crédito o débito asociadas al documento aceptado.

Una vez ocurre la aceptación expresa o tácita de la factura electrónica: esta no puede ser objeto de notas crédito y/o débito, y se podrá registrar en el RADIAN para su circulación como título valor.

Dado lo anterior, se solicita que todas las facturas electrónicas sean enviadas al siguiente correo electrónico facturacionuam@autonoma.edu.co (como único buzón de recepción para nuestros proveedores).

DICCIONARIO

Evento de Acuse: Confirma al proveedor que se ha recibido su factura. No implica una aceptación o un recibo del bien o servicio, por lo tanto. En este evento la factura electrónica, aun no puede ser usada como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Evento de Recibo: Confirma que el bien o servicio fue validado. Puede o no ser recibido a satisfacción por el adquiriente.

A partir de esta confirmación se cuentan tres días hábiles para que se dé una aceptación tácita, y la factura puede ser usada como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Evento de Aceptación o Reclamo: Confirma que el bien o servicio fue aceptado a satisfacción o fue rechazado por el cliente.

Facturación Electrónica: Es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios. 

Notas crédito y débito: Son los documentos que permiten hacer cambios, ajustes y/o correcciones a las facturas electrónicas. Deben generarse y transmitirse a la DIAN de forma electrónica para su respectiva validación.

Radian:  Es la plataforma de la DIAN que administra el registro, consulta y trazabilidad de las Facturas Electrónicas de Venta como Título Valor que circulan en el territorio nacional, así como de los eventos que se asocian a las mismas.​